(1)【◆题库问题◆】：[问答题,案例分析题] 作为一名秘书，你发现一位来话人已经被一位不知去向的粗心的工作人员耽误了很长一段时间，你知道这件事以后，对这个电话怎么处理？

【◆参考答案◆】：分析及要点：你可以找一位可以代替接听电话的人，一方面继续找受话人，一方面在电话里向对方诚恳的道歉，对耽误对方的宝贵时间表示歉意，并为工作人员的饿粗心寻找一个对方能够接受的饿合理借口，同时告之对方正在找寻受话人，以时对方心情愉悦为达到目的。

(2)【◆题库问题◆】：[问答题,简答题] 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？

【◆参考答案◆】：(1)准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点,是乘飞机还是汽车,火车或轮船,出发和到达的日期及时间,座位情况,旅馆情况.(2)制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名,公司和地址,电话号码.(3)为商务洽谈收集资料.(4)决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.(5)考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.(6)安排差旅费.(7)建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库.(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。

(3)【◆题库问题◆】：[判断题] 当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
A．正确
B．错误

【◆参考答案◆】：正确

(4)【◆题库问题◆】：[判断题] 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。
A．正确
B．错误

【◆参考答案◆】：正确

(5)【◆题库问题◆】：[问答题,简答题] 提高会议效率可以有哪些做法？

【◆参考答案◆】：遵循法律法规；合理确定会议目标；确定必要的与会者；减少会议的数量；缩小会议规模；简化会议程序；缩短会议时间；控制会议经费；分析会议成本。

(6)【◆题库问题◆】：[填空题] 会前准备应注意的问题有（）。

【◆参考答案◆】：缺热情服务、善始善终

(7)【◆题库问题◆】：[填空题] 传真机的使用哪一项是不对的（）

【◆参考答案◆】：随时随地可向对方发送

(8)【◆题库问题◆】：[问答题,案例分析题] 作为秘书，不仅仅是做些幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时候秘书在公开场合发言应该注意哪些问题？

【◆参考答案◆】：分析及要点：①为你的演讲准备充分的事实确凿的材料以及考虑观众所能提问的问题答案。②预先要把演讲内容彻底考虑，思路清晰，建议提前作好发言卡片提示。③可以事先练习发言，身体语言以及手势等都可以提前考虑成熟。④发言时要自信，保持平稳的姿态和愉快的饿表情，要泰然自若，和观众作必要的目光交流。⑤使用简单、明了、易懂的饿语言，避免艰涩生僻。⑥提前测定发言时间，控制发言在一个许可的时间范围内。⑥用规范的语言和抑扬顿挫的声调，突出你的声音特点。⑦控制讲话速度。⑧演讲中关键的地方要有所停顿，给观众以考虑的空间。⑨在系统陈述前，应该为整篇发言构思总体结构。

(9)【◆题库问题◆】：[判断题] 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
A．正确
B．错误

【◆参考答案◆】：正确

(10)【◆题库问题◆】：[问答题,案例分析题] 公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：00到1l：00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。”星期四上午8：30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。9：00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：00见面。到了•10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问，小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？

【◆参考答案◆】：(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单(2)打印好书面通知(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作